當(dāng)別人傳遞給你一通電話留言，你希望知道的，是何時與何人打過這通電話給你。當(dāng)然，如果還能知道何故、何地或何事，對你更有幫助。稱為他人傳達(dá)電話留言時，自然應(yīng)該取得這些資訊。當(dāng)你確定自己能做到這幾點時，你就展現(xiàn)出良好的商業(yè)禮儀。
精確，記下來電者的全名，確定無誤，抄下對方電話號碼，如果可能的話，也問及對方便于回電的時刻。
即時，盡速傳達(dá)訊息，告訴同事有人來電。但僅把字條擱在他辦公桌上，別以為他便會立刻留意到它。
在電話訪客方面，也要讓他安心，告訴他只要同事有空或回到公司，你一定馬上把留言交給他。提供來電者資訊時，要刻意維持自己的專業(yè)姿態(tài)。你可以說，你這位同事去參加研討會，要到傍晚才會回到公司?？墒悄阍龠M(jìn)一步討論到研討會的主題，地點，甚至主動提供細(xì)節(jié)，恐怕就欠妥當(dāng)了。你不認(rèn)識對方，多說無益，甚而禍從口出，可能會為你的同事帶來困擾。此處，就要運用那四個。字口訣了：禮貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、專業(yè) BeprofessiOnal、謹(jǐn)慎 Be cautious。
順便一提，另外還有一個。字也應(yīng)該牢牢記?。?/P>
要能回應(yīng) Beresponsive;溝通的悲劇在于缺乏回應(yīng)。此處提到的是一般通訊，你若答應(yīng)回電或回信，就要履行自己的承諾?？ㄍú瀹嫾铱軤柼嵝盐覀?不回信和不回電就表示其人的教養(yǎng)不夠。
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